Преодоление «средней мили»: как мы автоматизировали управление автопарком и терминальной доставкой в Lamoda

Lamoda состоит из сервисов: это выбор товаров, их оплата и доставка со склада до покупателя. И конечно, мы хотим знать, что происходит с вещами на каждом шагу, контролировать бизнес-процесс доставки и при необходимости улучшать его или менять.

Всего в компании 200 систем, которые отвечают за автоматизацию бизнес-процессов. Но один из ключевых и дорогих логистических процессов терминальной доставки не имел специального решения, которое позволяло бы точечно и системно работать над повышением эффективности. Логистическая сеть расширялась: появлялось больше запросов на экспансию в другие регионы и, как следствие, рост числа доставляемых заказов. Работа над автоматизацией была просто неизбежна.

Владимир Короткий, руководитель группы разработки решений на платформе 1С в компании Lamoda, рассказал, как мы автоматизировали терминальную доставку и управление собственным автопарком.


                    Преодоление «средней мили»: как мы автоматизировали управление автопарком и терминальной доставкой в Lamoda           0

Немного основных терминов и понятий:

  1. Терминальная доставка («средняя миля») — это доставка из подмосковного центрального склада до пунктов выдачи заказов (ПВЗ) и транзитных складов по всей России и странам СНГ — Беларуси, Украине и Казахстану. Сюда не включается доставка торговыми представителями до конечных покупателей. Кроме собственного транспорта, мы автоматизируем и наемный: авто, авиа- и ЖД-перевозки.
  2. Управление автопарком (УАТ) — это управление затратами на транспорт, его ремонт и выписку путевых листов.

Распутываем маршруты и прокладываем новые

Наша логистика охватывает более 150 городов. Еще пару лет назад такие процессы как доставка «средней мили», управление автопарком, использование личного и корпоративного транспорта были в каждом регионе устроены по-разному. В итоге у нас сложились непрозрачные и сложно управляемые процессы, что вызывало недовольство у бизнес-подразделений.

Нашей задачей было сделать все логистические операции понятными, а главное — легко масштабируемыми и изменяемыми. Для этого нам предстояло описать и понять логику движения товаров, бюджетирование, планирование, тарификацию, отчетность и аллокацию затрат — автоматизировать процесс распределения затрат в соответствии с бюджетными правилами компании.

Вдобавок, все это нужно было также автоматизировать с учетом роста вызовов, которые могут возникнуть при изменениях стратегии развития компании или управления доставкой:

  • Уклон в собственную доставку, либо в выдачу на ПВЗ. В связи с этим могут увеличиться объемы курьерской доставки и количество ПВЗ, где мы выдаем наши заказы.
  • Расширение географии и увеличение точек присутствия.
  • Усиление контроля и стандартизация собственного и наемного транспорта.
  • Ограничительные меры. Во время пандемии Covid-19 были закрыты ПВЗ, из-за чего очень сильно выросла нагрузка на собственную доставку, поэтому возник дефицит торговых представителей.

В итоге было принято решение делать инхаус разработку на базе конфигурации «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП», сокращенно ТЛЭ, разработанной фирмой «1С» совместно с компанией «1С‑Рарус».

На этот выбор повлияло и то, что в Lamoda уже был отдел 1С, который отвечал за систему управления автопарком (конфигурация УАТ), систему выдачи заказов на ПВЗ, систему кадрового учета и ERP-системы в странах СНГ.

Мы привлекли к аутсорс-разработке «1С-Рарус». Мы предоставляли вендору данные, как устроены логистические процессы у реального бизнеса, а они учитывали наши пожелания, комментарии и включали часть наших фич в свой основной релиз и поддержку. Проект получился успешным, и его даже номинировали на всероссийском конкурсе 1С-решений.

Расписание автобусов для «средней мили»: автоматизация терминальной доставки

Главная сложность автоматизации терминальной доставки в том, что процессов много. Часть из них типичные, а часть — разношерстные и управляются конкретными людьми на местах. Например, в одном из крупных городов путевые листы выписывали с вечера на утро — так было удобнее сотрудникам транзитного склада. Поэтому какой именно товар ехал в машине на следующий день мы никогда не знали наверняка, что не добавляло прозрачности и без того запутанным процессам.

Отсюда вывод: у нас нет единообразного процесса, к которому можно разработать единый алгоритм, чтобы загрузить в программу, так как каждый маршрут нашей доставки уникален. Однако в процессе реализации мы поняли, что несмотря на отсутствие единообразия маршрутов, каждый из них статичен и имеет свое условное «расписание» — транспорт ходит постоянно по одним и тем же маршрутам в одни и те же дни. Это означало, что нам прекрасно подойдет типовой механизм ТЛЭ — расписание автобусов.

Мы взяли маршруты, которые аналитики собрали с бизнеса, и запустили маршрутизацию. Но оказалось, что при планировании логисты исходят из финансовой эффективности, поэтому им неважно, насколько это удобно с точки зрения системы — главное быстро и недорого доставить груз. Поэтому нам пришлось вновь и уже более глубоко вникнуть во все логистические процессы и описать маршруты заново.


                    Преодоление «средней мили»: как мы автоматизировали управление автопарком и терминальной доставкой в Lamoda           1 Общая модель автоматизации терминальной доставки

Суть модели автоматизации в том, что у нас есть данные:

  • по поставкам, которые ежедневно приходят от складской системы WMS (Warehouse Management System);
  • по пунктам выдачи заказов и транзитных складов, куда нужно доставить наши товары;
  • по тарифам наемных перевозчиков;
  • по затратам собственного транспорта.

Терминальная доставка носит регулярный характер: все маршруты прописаны, есть расписание в соответствии с объемом, сколько машин и когда должны ехать в том или ином направлении. Исходя из этого, на основании типового механизма ТЛЭ по расписанию автобусов формируются маршруты: они бывают сложные, многоступенчатые, мультимодальные, но сейчас все они определяются по четко заданному алгоритму.

Когда маршруты созданы, мы контролируем их исполнение. Один из инструментов — наша собственная разработка, система «1С Трекер». Она взаимодействует с ТЛЭ и фиксирует прибытие товаров на транзитные склады и в ПВЗ по штрих-кодам, а также движение возвратных товаров. Наша бизнес-модель подразумевает, что практически все товары движутся по кругу. Если покупатель отказался от вещей, они возвращаются обратно на центральный склад.

На основании маршрутных листов с отметками об исполнении система формирует итоговые документы и закрывает маршрутные листы. Мы разработали алгоритм, который учитывает эту информацию и формирует аллокацию затрат: он позволяет понимать общую картину по затратам, какие маршруты обходятся дороже или дешевле и видеть детальную экономику вплоть до каждого заказа.

Кроме этого, мы получаем точные данные по деньгам, которые должны выплатить поставщикам услуг: насколько выставляемые счета соответствуют реально выполненным маршрутам и насколько справедлива эта оплата.

Таким образом, эта глобальная система затрагивает много внутренних процессов. В случае экспансии компании в другие регионы нам надо всего лишь внести маршруты в систему, создать расписание, и весь процесс будет рассчитываться автоматически по заданным алгоритмам.

Высоко сижу, далеко гляжу: автоматизация онлайн-мониторинга

Чтобы всем было по-настоящему удобно и понятно, мы дополнили систему онлайн-мониторингом. В нем видны машины терминальной доставки и наша курьерская служба LM Express. Теперь мы знаем, где и какой товар находится в любой момент времени.

У нас ведется учет путевых листов и сотрудников, а все данные хранятся в одной системе — из нее на радость аналитикам мы выгружаем 4 000 таблиц! Для сравнения до введения этой системы во всех 200 процессах Lamoda было столько же. И вот что мы теперь видим:


                    Преодоление «средней мили»: как мы автоматизировали управление автопарком и терминальной доставкой в Lamoda           2

  • Онлайн-слежение за доставкой и погрузкой. У нас более 700 машин курьерской доставки. Мы используем несколько механизмов контроля, чтобы отслеживать ключевые риски по пробегу и неверному заполнению путевых листов. Наши отчеты позволяют сверять фактический пробег по GPS и пробег по путевым листам, чтобы находить критические расхождения. Они могут возникнуть, когда водитель некорректно ввел данные о своей поездке. Есть такой же отчет по посещению геозон: мы видим, когда сотрудник приехал на склад и когда уехал. Это позволяет избежать лишних простоев или спешки на погрузке, которая приводит к ошибкам.
  • Онлайн-слежение за наемным транспортом. Нам, как владельцам ценных грузов, важно получать данные о перемещениях наемного транспорта. Для этого мы построили систему онлайн-мониторинга, воспользовавшись опытом транспортных компаний, которые используют трекеры. Через них мы собираем все данные на едином IMCS-сервере и видим все перемещения.
  • Безопасное вождение. Мы используем систему «Эко-драйвинг», которая отслеживает превышение скорости, резкое торможение и ускорение. Эти механизмы позволяют фиксировать нарушения ПДД и небрежное отношение к автомобилям. А еще это репутация компании — у нас много ярких брендированных машин, поэтому важно, чтобы на дороге наши водители вели себя вежливо.


                    Преодоление «средней мили»: как мы автоматизировали управление автопарком и терминальной доставкой в Lamoda           3

Мы давно используем систему безопасного вождения. На графике видно, как плавно повысился этот показатель за 4 года мониторинга. У нас есть градации, что мы считаем нарушением или небезопасным вождением — с каждым годом они ужесточаются.

Сейчас мы добавляем в систему ТЛЭ результаты анкетирования торговых представителей. Большую часть рабочего времени они находятся за рулем, поэтому нам важно, чтобы они уверенно управляли автомобилем. При приеме на работу торговые представители сдают внутренний тест похожий на экзамен в ГИБДД. Данные теста собираются по всем регионам и хранятся в единой системе. Это дает определенные гарантии, что торговые представители будут водить безопасно для себя и окружающих.

А теперь превращаем все это в продукт

За 3 года мы прошли большой путь. В итоге первостепенная задача по автоматизации терминальной доставки переросла в задачу по созданию продукта, который позволит максимально удобно управлять смежными процессами. Мы постоянно его улучшаем, вводя дополнительные фичи.

Например, мы разработали и уже активно используем механизм учета путевых листов личного транспорта. Из-за пандемии у нас возник дефицит транспорта, поэтому мы стали привлекать водителей на собственных автомобилях. Плюс этого решения в том, что можно добавить регионы, где нет наших брендированных автомобилей, но есть потребность в доставке.


                    Преодоление «средней мили»: как мы автоматизировали управление автопарком и терминальной доставкой в Lamoda           4

Мы сделали структурированный механизм хранения данных по личному транспортному средству, выписку путевых листов, затем их обработку. Также упростили схему работы с данными в случае увольнения сотрудника. Но главное — мы сделали прозрачный механизм по формированию данных, которые сдаем в бухгалтерию. Благодаря этому, сотрудники на личных автомобилях получают компенсацию за использование собственного транспорта вовремя и в полном объеме.

Еще одно направление автоматизации — интеграция с процессинговыми компаниями. В данном случае это относится к обслуживанию курьерской доставки, которая пользуется сторонними сервисами.


                    Преодоление «средней мили»: как мы автоматизировали управление автопарком и терминальной доставкой в Lamoda           5

В прошлом году совместно с разработчиками ТЛЭ мы автоматизировали работы с поставщиками топлива — «Газпром Нефтью», «Петрол Плюс», «Лукойлом». Раньше все данные загружались вручную, а сейчас они интегрируются через API. Кроме этого, у нас налажена интеграция с «Паркоматикой», которая выгружает телематические данные по оплате парковок и штрафов через наш IMCS- сервер.

Что мы получили в итоге

  1. Главным результатом внедрения можно считать то, что многие вещи стали жить системно: данные теперь собираются в нормальном виде и в понятном месте, а люди работают в удобных стандартизированных интерфейсах.
  2. Система интегрирована с сервисами и программными модулями сторонних разработчиков. В информационную базу 1С автоматически загружаются данные о заправках. Информация по оплате парковок поступает в систему с сайта сервиса «Паркоматика». Настроена интеграция с сервисом оплаты штрафов ПДД «Штрафов.нет». Анализ и управление оперативно поступающей информации позволяет контролировать работу водителей и затраты на топливо.
  3. Упростились расчет и подготовка сводной информации о работе транспортного подразделения. Например, подготовка отчета по расходу топлива по результатам месяца ранее занимала 2 рабочих дня, после внедрения ТЛЭ на получение отчета уходит всего 2 часа.
  4. Автоматизировано обязательное тестирование водителей на знание правил ПДД и основ безопасного вождения. В системе хранятся варианты анкет, рассчитывается средний балл ответов и присваивается категория готовности водителя к выполнению рабочих задач. Это позволило сократить число ДТП с участием автомобилей Lamoda.
  5. Для маршрутизации нам необходимо только управлять расписанием, а далее в соответствии с этим алгоритмом необходимые маршруты создаются автоматически, как и около 40 000 сопроводительных документов. В итоге каждый месяц 7000 маршрутов «средней мили» формируются автоматически, как и данные по 8000 заправок, 13 000 парковочных сессий и 22 000 путевых листов.

Все это позволило более эффективно управлять работой транспортных средств, обеспечивать своевременную доставку стремительно растущего числа заказов, адаптировать и выстраивать работу автотранспортного подразделения под потребности бизнеса. По результатам анализа последних 6 месяцев работы, число доставленных заказов стало в 2 раза больше, чем за прошлый аналогичный период.

Есть у автоматизации начало, но нет у автоматизации конца

Однако завершение главной задачи проекта не означает остановку работы над ним. Наша команда продолжает добавлять новые процессы и улучшает старые по доставке «средней миле». Система учета превратилась в большой инструмент, который позволяет управлять качеством и перенастраивать процессы с учетом требований бизнеса, а еще показывает половину всех процессов в компании. Ну не чудо ли?

Источник: портал vc.ru

Добавить комментарий