От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду


                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           0

Меня зовут Ган Михаил, на данный момент я занимаюсь развитием дизайн-студии Beach с полностью удаленной командой численностью более 30 человек.

Эта статья — полезная инструкция с лайфхаками для предпринимателей и фрилансеров, которая поможет построить слаженно работающую удаленную команду за счет внедрения 6 сервисов.

Этап 1 : Хаос


                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           1

Когда я только начинал, я каждый раз сталкивался с большим количеством проблем в работе со своими подрядчиками по проектам.

  • Я не знал, что сейчас делают мои сотрудники и сколько времени они тратят на задачи.
  • Не понимал на сколько хорошо они себя чувствуют и стоит ли им дать лишний выходной.
  • Не ориентировался в проектах, все файлы лежали непонятно где по перепискам которые терялись и забывались.

Таким образом, очень много ресурсов тратилось на разведывание всех этих вопросов, но я понимал, что эта проблема решаема и автоматизировать все эти процессы можно.


                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           2

Notion — это очень гибкая база знаний, по сути приложение похоже на обычные заметки, но только на первый взгляд.

В Notion можно:

  • Создавать бесконечное количество страниц
  • Делать таблицы
  • Создавать чек-листы
  • Вести календари
  • Прикреплять файлы
  • Редактировать дизайн
  • И т.д.

Каждый сотрудник сохраняет в свой Notion референсы, ссылки и прочие материалы которые могут понадобиться ему в будущем. Также тут мы храним материалы по всем проектам, что позволяет нам найти, например, запись видео созвона, который был 6 лет назад.


                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           3

Slack решил вопрос общения в команде.

Важно разделять пространства отдыха и работы, в привычном телеграме у людей много спамерских групп и чаще всего отключены уведомления. Поэтому использовать корпоративный мессенджер критически важно.


                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           4

У нас принято правило выставлять статус касательно того, чем ты сейчас занят и можно ли тебе писать. Также указывается период твоей занятости. Эти мелочи позволяют работать более эффективно.


                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           5

Slack позволяет интегрировать в себя другие сервисы. Например, если мне оставляют какие-то комменты в фигме — мне приходит уведомление, и также если в Trello мне ставят задачу — мне приходит уведомление. Таким образом из одного мессенджера я вижу, что происходит в команде.


                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           6

Standuply — еще одна интеграция в Slack. Этот сервис позволяет нам каждый день делать ревью эффективности и состояния сотрудников.

Каждый день в 6 часов вечера каждому члену команды, в зависимости от его часового пояса, приходят по очереди вопросы:

  • Что было сделано сегодня?
  • Что сделаю завтра?
  • Что сделаю завтра?
  • Инсайт дня
  • Эмоциональное состояние от 1 до 10

Обязательный обряд в конце рабочего дня позволяет рефлексировать над собой, понимать красавчик ты или нет и предпринимать шаги завтра.

Я при этом понимаю, кого стоит наградить, а кому дать отдохнуть.


                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           7

Trello — трекинг задач. Очень удобный и простой инструмент с понятной механикой. 4 столбика:

  • Все задачи
  • В процессе
  • Согласование
  • Готово

У каждого сотрудника своя доска — все имеют доступ ко всем и могут между собой ставить задачи и узнавать статус выполнения без многочисленных распросов.

Для удобства повествования я сделал импровизированную карточку задачи:


                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           8 Как видите, есть сама задача, можно добавлять участников, статус задачи и дедлайны 
                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           9 Также можно прикреплять вложения 
                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           10 И чек-листы хода выполнения задач, все это внутри каждой карточки 
                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           11

Toggle — интеграция в Trello, которая позволяет трекать время выполнения задачи. Для чего это нужно? Если сотрудник выполнял задачу слишком долго, можно дать ему фидбэк, обсудить и понять причины возникших трудностей, чтобы в будущем он качественнее работал.


                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           12 Выглядит это как-то так, открываешь карточку в Trello, запускаешь таймер и за работу.

Для кого-то это может показаться тотальной слежкой, но если преподнести это как помощь, а не контроль, то восприятие меняется.


                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           13

Мы нашли и объединили кучу сервисов и сделали их удобными для использования. НО!

Встал вопрос того, что делать, когда приходят новые сотрудники. Объяснять и показывать каждому, как пользоваться всеми этими сервисами, было бы крайне не эффективно.

Можно нанять отдельного ассистента для этой задачи. Можно просить других членов команды объяснять новичкам.


                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           14

Мы нашли подходящее помещение с достаточно белым фоном и записали видео-обучения


                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           15

Теперь все вопросы оказались решенными. Появилось понимание процессов в компании и куча свободного времени для более приоритетных задач.

Берите себе на вооружение и делитесь в комментариях своим мнением)


                    От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду           16 Михаил Ган Операционный директор ©Beach studio

Источник: портал vc.ru

Добавить комментарий