Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали

Рассказываю и показываю как.

Всем чмоки в этом чате! Меня зовут Настя. Я не люблю постоянно делать одни и те же действия. А еще я мечтала пожить на Бали.

Поэтому однажды оптимизировала свой бизнес так, чтобы при первой же возможности (как только откроются границы) эту мечту исполнить. Теперь бизнес-процессы отнимают у меня не больше 2-х часов в неделю. Я пожила на Бали.


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           0

И у меня настолько много свободного времени, что я могу поделиться своим опытом с вами, потратив на этот кейс несколько часов: ) Конечно, это шутка. А вот кейс серьезный и полезный. Наверняка разработанный мной инструмент пригодится и вам для оптимизации бизнеса (причем любого бизнеса!).

Прошел почти год с тех пор, как я уволилась с работы и занялась бизнесом вместе с мужем. Полет, надо сказать, нормальный. Мы начали торговать разными товарами на маркетплейсах (в основном Wildberries и Ozon) и уже через 3 месяца вышли на доход в 1 млн рублей. Чистыми. Меньше этого уровня – нет, не выходили. А вот больше – да, хочется. Так что сейчас мы в стадии активного роста. Ближайшая цель – 10 млн рублей в месяц.

Ну да мы здесь не для этого собрались.

Проблема

Да, столкнулись мы с проблемкой. Первое время наш товар отгружался со склада Wildberries. Т.е. мы формировали поставку и отвозили товар на склад Wildberries. Товар там хранился, потом клиенты делали заказ, а сотрудники ВБ его (заказ, а не клиента) собирали, стикеровали и отправляли клиенту.

Спустя несколько месяцев мы полностью перешли на отгрузку со своего склада. Чтобы снизить комиссии, доп.расходы и сократить время приемки.

Тут же выяснилось, что при таком самостоятельном формате работы Wildberries плохо отдает данные по заказам. Во-первых, с задержкой до 3-х дней. Во-вторых, с (откровенным враньем) ошибками. А как управлять бизнесом, если ты даже не в курсе, сколько товара продал?

Практически весь день я тратила на операционное управление бизнесом. Лично контролировала остатки товаров, рассчитывала нужное количество товара для заказа и прочее. Стоило отвлечься на другие задачи – сразу начинался хаос и армагеддон. Потому что товар заканчивался.

А при торговле на маркетплейсе задача № 1 – обеспечить бесперебойное наличие товара. Особенно если товар в ТОПе или ваш план – выйти на эти позиции.

Цель

  • Автоматизировать все процессы, которые приходилось отслеживать лично (остатки товаров, расчет нужного кол-ва товара для заказа и т.п.).
  • Отслеживать динамику заказов несколько раз в день. В идеале – получать прямо на телефон уведомления с количеством заказов и прибылью.

Тернистые поиски решения

Я помониторила предложения на рынке и поняла, что все инструменты для решения наших задач несовершенны. Какие-то сервисы отдают неверные данные по заказам, какие-то – по остаткам. В каких-то сервисах метод планирования закупок был негибким и не подходил под мои товары.

И решила я разработать свой собственный инструмент. Самостоятельно собрать данные и вывести их нужным для себя образом – так, как это нужно для моих бизнес-задач.

Забегая вперед скажу, что всё гениальное, как и всегда – просто. И свои задачи я решила с помощью всего двух инструментов:

  • Google-таблицы.
  • Сервиса связки apix-drive.

А теперь переходим к самому интересному. Что и как я сделала, сколько мне это стоило, и какой результат получился.

Этап 1 – сбор данных

Первое, что нужно для планирования закупки и получения уведомлений о заказах и остатках – сбор этих данных.

Я разместила задачу на kwork и нашла прекрасного специалиста (с которым, к слову, мы работаем до сих пор). Он смог выгрузить по API заказы с Wildberries, Ozon и остатки с МойСклад (это программа складского учета, в которой мы работаем) на сервер. А затем с помощью скрипта настроил забор данных в Google-таблицы. Данные обновляются каждые 5 минут.

Смотрите, как это выглядит (я забрала все данные, которые отдают маркетплейсы).

P.s. Здесь и далее все числа в таблицах изменены и НЕ являются нашими реальными показателями.

Заказы с Wildberries:


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           1

P.s. Для тех, кто шарит в теме: мы торгуем со своего склада по модели FBS. Данные по заказам со склада FBO я подгрузила немного позже.

Заказы с Ozon:


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           2

Остатки с МойСклад:


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           3

Всё. Исходные данные получены, главная задача выполнена. Двигаемся дальше.

Этап 2 – формулы в Excel

Дальше дело техники, а именно – формулы в Excel. Можно писать формулы сразу в Google-таблицах, а можно делать файл в Excel. Кому как удобнее. Лично мне ближе второй вариант.

Я собрала лист с данными по каждому дню и по каждому товару. К товару в таблице указаны все нужные численные значения – баркод, артикул, код размера. Это необходимо, поскольку WB отдает заказы по коду размера, а Ozon – по артикулу.

Мне хотелось знать прибыль с каждого товара, поэтому я вынесла в столбцы «Заказы» + все необходимые параметры для расчета прибыли: логистику, комиссию, себестоимость.

Смотрите, какая каша получилась:


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           4

Очень подробная, но не очень удобная для восприятия таблица. Перегружена информацией.

Поэтому я создала на отдельной вкладке дополнительную сводную таблицу, которая удобна для быстрого изучения.

Уже красивее, правда?: )


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           5

Исходя из таблицы мы видим, что сегодня было:

  • 6 заказов по категории 1,
  • 65 заказов по категории 4,
  • а итоговая прибыль на данный момент составила 28 330 руб.

В этих расчетах не учитывается процент выкупа. В среднем он у нас составляет 98%, поэтому я не заморачивалась этими расчетами. В одежде и обуви, конечно, необходимо еще и заложить процент.

Этап 3 – получение всех данных на телефон

Для этой цели я использовала сервис apix-drive. Это интегратор различных сервисов.

Меня в нем интересовала вот такая связка: Google-таблицы + Телеграм.


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           6

Как настроить:

Регистрируемся в apix-drive

Нажимаем «+ Связка»

Выбираем Google Sheets -> загрузить все строки. Выбираем Аккаунт Google и таблицу.


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           7

Фильтр нам тут не нужен, поэтому переходим к следующему шагу.


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           8

Дальше нужно настроить Прием Данных (данные в Телеграм):

  • Телеграм – Отправить сообщение.
  • Настраиваем, куда отправлять данные (в какой чат).

… Вообще, подробная инструкция есть у сервиса. Можно почитать: )

Пишем сообщение и указываем, какие строки будут нам приходить:


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           9

С помощью настройки указываем периодичность:


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           10

Готово. Каждый час в указанное время мы получаем такие данные в Телеграм:


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           11

Этап 4 – таблица с остатками товара

Нам очень важно отслеживать остатки и заранее знать, что товар заканчивается. Поэтому я собрала еще одну таблицу на отдельной вкладке.

Просто вывела данные: Товар – остаток.


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           12

И с помощью Apix-drive сделала 2 связки:

  • Уведомление 3 раза в день, если осталось менее 10 единиц товара.
  • Уведомление 3 раза в день, если Товар закончился.

Сделала это с помощью такой настройки:


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           13

В чат с этими уведомлениями я добавила ответственного сотрудника склада. Если проблема с остатками и возникала, то теперь решалась очень быстро.

Этап 5 – расчет закупок

Теперь пора бы реализовать задачу по расчету закупок. Мы закупаемся 1 раз в неделю (это обусловлено еженедельными выплатами от WB), и нам нужно было рассчитать всё так, чтобы товара хватило для следующей закупки.

И тут опять проблемка. Товары у нас разного формата. Поэтому пришлось делать несколько таблиц.

Категория 1

Это товар, который мы собираем из 10 разных пачек от поставщика.

То есть мы покупаем 10 разных пачек, берем из каждой по 3 шт., соединяем и получаем 1 готовый для продажи товар.

Для начала я вывела все значения, необходимые мне для принятия решения о количестве готовой продукции. Здесь:

  • остаток готовой продукции,
  • заказы за предыдущие 7 дней,
  • заказа за последние 7 дней (чтобы понимать динамику),
  • расчет среднего кол-ва заказов в день,
  • данные за вчерашний день.

Далее есть 2 столбца для изменения расчета:

  • На сколько дней у меня должен быть остаток готовой продукции. Среднее значение – 14 дней (чтобы товар успел дойти до склада и мы его упаковали).
  • Коэффициент для прогнозирования. Если видим, что заказы растут, и я знаю, что они продолжат расти, ставлю коэффициент 1,5. Или 2 – в зависимости от роста.


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           14

В столбце «Нужно готовой продукции» мы получили число нужной нам в итоге продукции.

Далее нужно убрать из этого расчета неупакованный материал, который есть на складе.


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           15

В столбце ИТОГО ЗАКАЗ получаем цифру, которую нужно заказать у поставщика. Для удобства добавила цену. Чтобы знать, сколько будет стоить закупка.

Категория 2

Это товары из 2-х компонентов.

При этом второй компонент первого товара продается также и отдельным товаром.


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           16

Тут все аналогично.

Категория 3

Здесь ассортиментный бренд. Мы его не переупаковываем. Т.е получаем от поставщика и сразу пускаем в продажу.

Так как артикулов у нас около 60-ти (в общем, дофига), собрала все в отдельную таблицу.


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           17

Итог – готовый заказ для поставщика.

Этап 6 – план упаковки для склада

Я сделала отдельную вкладку и настроила в ней формулами количество товара, которое нужно упаковать.

Добавила критичность для данных, которые высылаются мне в Телеграм первыми и с пометкой срочно. Это означает, что товар не продается, хотя материалы для него на складе – в наличии.


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           18

Теперь каждый день в 9 утра склад получает вот такой план на день:


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           19

Естественно, в реальности план намного больше.

Итог

Мы получили автоматически обновляемую таблицу, в которой содержатся все важные данные для бизнеса. Что изменилось с тех пор?

  • Мы – собственники бизнеса – получаем данные о заказах и прибыли каждый час, понимая динамику.
  • Сотрудники склада получают уведомления о товаре, который скоро закончится, и вовремя это исправляют. Мы, естественно, тоже видим все уведомления. И если сотрудники склада не решили проблему, имеем возможность вовремя достать кнут принять меры.
  • Сотрудники склада получают актуальное задание каждый день и эффективно тратят свое время.
  • На закупку товара уходит всего 5 минут. Нужно просто зайти в таблицу и отправить данные поставщикам. А я чуть не наняла для этого отдельного человека.

Такое решение может повторить для себя любой собственник бизнеса.

Можно даже не делать автоматизированные выгрузки, а просто обновлять по утрам данные. Буквально за 2 минуты (у нас в начале так и было).

  • Стоимость разработки для меня – 5000 руб. за настройку данных по API.
  • Формулы и разработка – только мое время.
  • Сервис APIXDrive – в зависимости от количества данных. Я выбрала максимальный тариф, поскольку каждый день отправляется очень много данных.


                    Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали           20

На прощание – пара ласковых

У меня есть шаблон на автоматически обновляемую таблицу. Так что если вам приглянулась моя идея, и вы тоже хотите автоматизировать свои бизнес-процессы подобным образом (ну или просто посмотреть, чё за таблица такая) – пишите в Instagram, поделюсь на неё ссылкой. Мой акк: @Nasya_ok.

Спасибо за внимание, всем успехов!

#инструменты #автоматизация #excel #продуктивность

Источник: портал vc.ru

Добавить комментарий