Как составить ТЗ своими руками так, чтобы не попасть на деньги при реализации проекта

Инструкция по осмыслению и описанию своих процессов для подрядчика на примере CRM.

Для кого: Тем, кто думает про внедрение CRM (или другой системы), а платить за проработку своих бизнес-процессов не хочет, или не видит смысла, или считает что у него «как у всех»). При этом, вам хочется понять точную цену, а не «от».

Чем полезно: Cнизите риск переплатить при внедрении CRM с недобросовестными подрядчиками и повысите шанс успешного внедрения с первого раза. Поймете лучше свой бизнес, а исполнитель лучше поймет вас)


                    Как составить ТЗ своими руками так, чтобы не попасть на деньги при реализации проекта           0

Определите для процесса в целом и каждого его шага количественные и качественные показатели — они станут мерилом качества выполнения процесса. Это будет полезно и для описания отчетов, которые вы хотите видеть в системе.

Такого уровня описания процессов вам хватит, чтобы описать большинство элементов в ТЗ.

А если нам нужно описать алгоритм выполнения процесса по типу «если так, то так». Например, схема утверждения договора или распределения заявок?

Для этого используйте любой сервис типа Miro или Draw.io. Тут легко обойтись без специальных навыков. Такая схема читается интуитивно.


                    Как составить ТЗ своими руками так, чтобы не попасть на деньги при реализации проекта           1 Пример, как наш клиент изобразил свой процесс премирования

Опишите процессы вашей компании, которые вы хотите перенести в новую систему этими 2 способами (выбирая наиболее подходящий или комбинируя) и после этого можно приступить к продумыванию технического задания.


                    Как составить ТЗ своими руками так, чтобы не попасть на деньги при реализации проекта           2

Ведь система должна понимать, в какой момент ей нужно скопировать запись из сделки в карточку клиента. А что, если там пусто?

Шаблоны документов

Какие документы будут формировать автоматически. Укажите их перечень и ссылки на шаблоны. Не забудьте выделить в шаблонах цветом информацию, которая должна заполнятся системой автоматически на основе заполненных данных в карточке сделки или в карточке клиента.

Какие нам нужны отчеты?

Какие данные у нас есть? На какие вопросы мы хотим ответить? Если задаться этими вопросами то легко понять, достаточно ли у нас вообще данных и как должны выглядеть отчеты, чтобы ответить на наши вопросы.

Продумывание этого блока приводит к пополнению списка полей сделки и карточек компании)

Реестры (они же списки). Этот функционал доступен не в каждой системе. Но если он вам нужен, а его нет в том, что вы выбрали, то стоит задуматься.

Например, мы хотим видеть список не оплаченных счетов или список купленных, но неизрасходованных часов техподдержки. Эти списки иногда нужны сами по себе, а иногда для реализации какого-то процесса. Например, нам нужен список купленных пакетов техподдержки, чтобы понимать в какой момент они закончатся и вовремя предупредить клиента об этом.

Кастомные бизнес процессы

Если у вас есть процесс утверждения документов, выдачи отпускных, утверждения отгрузки и.т.д., то стандартного функционала для автоматизации может не хватить. В этом случае необходимо описать процесс с помощью инструментов, которые мы описывали в первой части и этого будет достаточно для точной оценки стоимости исполнителем.

Интеграции с внешними сервисами

Например, вам нужно подключить Whats App, 1С, Мой склад, Гугл таблицы и.т.д.

CRM/ERP системы имеют готовые интеграции с популярными сервисами (часто платные). Но не всегда эти готовые интеграции вам подойдут.

Чтобы понять, подойдут вам готовые решения или нет, и сколько будет стоить сделать такую интеграцию с нуля нужно ответить на следующие вопросы:

  • CRM и сервис будут иметь односторонний или двусторонний обмен?

Что это значит. Допустим, мы подключаем все источники лидов к CRM-системе и хотим передавать в 1С информацию об успешных сделках. Дальше их подхватит логист в 1С. Предположим, нам не надо передавать обратно в CRM данные о статусе отгрузки — тогда хватит и односторонней интеграции. А если вы передаете в 1С заказы, а обратно хотите получать информацию о их статусе отгрузки или статусе оплаты счета, то интеграция должна быть двусторонней .

  • Какой информацией они будут обмениваться и где ее первоисточник? — четкий список в виде таблицы. Что передаем из одной системы в другую и наоборот, какая система является источником появления данных. Например, товары могут размещаться на сайте, в 1С и в CRM, но нужно определиться в какой системе они первично заводятся.
  • Нужно ли как-то обрабатывать передаваемую информацию?

Например, если контрагент это оптовый покупатель, то системы обмениваются одной информацией, а если розничный — то другой.

Из часто задаваемых вопросов клиентов:

  • Можете просто назвать примерную цену по вашему опыту?
  • Нам просто данные о клиенте передать, это сколько стоит?

Если нет ответов на 3 вопроса выше, то цену назовут только «от» и никакого отношения к реальности она иметь не будет. На рынке много историй от клиентов типа: «Заказали интеграцию, чтобы нам из …в … передали «данные по клиентам». А через 3 месяца оказалось, что передали только ФИО, почту и телефон, а чтобы передать остальные поля нужна доплата еще в стоимость которую уже заплатили».

Правда жизни в том, что вы все равно ответите себе на эти вопросы! Но сколько лишних денег, нервов, времени вы потеряете за несвоевременность этих ответов?

Алгоритм тут такой:

Указываете сервисы для подключения и просите обозначить те, с которыми есть готовые решения. Для тех, где готовое решение есть — читаете/смотрите возможности.

Если функционала достаточно, то отлично, используете их. Только не забудьте узнать, какая стоимость за использование готовых интеграций.

Если интеграции с нужным сервисом нет, а он вам очень нужен, то отвечаете на 3 вопроса выше, отправляете подрядчику и просите оценить.

Для понимания интеграции с внешними сервисами обычно начинаются от 30 тыс. у фрилансеров и от 50 тыс. у компаний. Плюсы и минусы работы с каждым типом исполнителя — тема для отдельной статьи.

По данным наших клиентов, которые проделывали описанную работу- примерное время формирования такого документа для компании до 20 человек: 25-35 часов.

Конечно, это не все блоки и они не являются универсальными, но это основная часть. Понимая наполнение этих блоков, вы легко разберетесь с составлением любых других блоков в любой системе, потому что логика большинства систем типа CRM и ERP плюс/минус одинаковая.

Резюмирую

Для чего нужно техническое задание:

  • Чтобы получить ожидаемый результат, а не настройку ради настройки;
  • Чтобы получить ожидаемый результат, а не настройку ради настройки;
  • Чтобы получить ожидаемый результат, а не настройку ради настройки;

В результате этапы работ по внедрению будут выглядеть так:

1. Сначала думаем про свои процессы и задачи (без этого никак);

2. Сначала думаем про свои процессы и задачи (без этого никак);

3. Внедряем;

4. Тестируем;

5. Обучаемся;

6. Радуемся приобретенному конкурентному преимуществу)

На практике все бывает чуть сложнее. Иногда требуются более глубокие технические знания или более глубокая детализация блок-схем. Но главное задать правильные вопросы о целях бизнеса в целом и задачах каждого из процессов.

Если вам есть чем дополнить статью или у вас был опыт составления ТЗ, обязательно напишите в комментарии и мы внесем правки.

Если у вас есть частные вопросы по составлению требований или внедрению CRM, то пишите в наш Whats App.

Всем добра!

Автор : Марина Прокопенко

Источник: портал vc.ru

Добавить комментарий