Crm Для Экспонатов

Название для этой заметки мне подкинули ребята из прекрасной компании «Полдень», когда мы на совместном совещании обсуждали нюансы одного выставочного проекта и на тот момент уже было решение, которое описывается в этой статье.

использован постер художественного фильма «Ночь в музее»

Описываю опыт использования онлайн БД не требующей программирования (no-code, zerocod) на крупном и авральном выставочном проекте.

Ценность данного материала в том, что описанный опыт может быть использован в собственной практике менеджером или конечным линейным специалистом, без необходимости обращения к помощи IT департамента или услугам IT специалистов. В общем — чистый зерокод).

В этой статье главный герой — онлайн БД QuintaDB.

Упоминаются такие сервисы, как — Google Sheets, Access, Airtable, Zoho creator, Bubble, FileMaker, GetReport, Bitrix24, Planfix, Cerebro, SAP, Камис, АС «Музей» ГИВЦ, Zapier, Integomat.

Суть задачи

Я креативный и продакшн продюсер и сотрудничаю с различными продакшн компаниями (такими как Artplay media, Красный Квадрат, INTmedia и прочими), в том числе на выставочных проектах. С 2014 года все выставочные проекты, на которых я принимал участие, были по своей сути мультимедийными и вполне хватало pipeline и инструментария классического видео и CG продакшена, что бы решать все производственные потребности.

В 2020 одна продакшн компания пригласила меня принять участие в разработке крупного выставочного проекта, в котором кол-во классических физических экспонатов в значительной степени превышало объём мультимедийных решений.


                    Crm Для Экспонатов           0 Промежуточная схема связей различных таблиц проекта одной из тематических частей БД

Но главное — мы смогли изучить и понять логику подвязки к каждой сущности собственных уникальных производственных процессов (канбанов) и настроить их в самой же QuintaDB, не связывая их, допустим, с Bitrix24 или PlanFix, где мы планировали организовать наши таск-трекеры.


                    Crm Для Экспонатов           1 Лишь часть таблицы экспонатов, которую комфортно не получается отобразить даже на двух мониторах. 
                    Crm Для Экспонатов           2 Уже таблица иной сущности — Бутафории, со своим специфичным набором характеристик, которые в полном раскрытии так же не умещаются на два монитора. 
                    Crm Для Экспонатов           3 Аналогичная ситуация с другим типом сущности — архивный материал.

Персональный отчёт в QuintaDB позволяет скрыть ненужные колонки, отобразить только те записи, с которыми работает конкретный специалист в данный конкретный момент времени, вывести только ту информацию, которая соответствует конкретному производственному этапу. Все отчёты сохраняются и имеют разграниченные права доступа. Отчёт в QuintaDB аналогичен View в Airtable.

Каждая из главных таблиц связанна с несколькими служебными таблицами, которые или являются справочниками, или наоборот накапливают определённым объём информации.


                    Crm Для Экспонатов           4 Справочники и иные связанные таблицы только для таблицы «Архивные материалы»

Подвязываем производственные процессы

Завести все наши экспонаты в БД, определить и снабдить их соответствующими набором характеристик, это было лишь полдела. Нам надо было подвязать к каждому типу экспозиционной сущности ещё и свой производственный процесс, который бы позволял не просто иметь управленческий контроль над ситуацией, но и реально передавать каждый объект по производственной цепочке от одного специалиста другому, при максимально возможной в наших условиях степени автоматизации.

Вот на примере экспоната условный и упрощённый производственный цикл (канбан):

  • В соответствии с задумкой в концепции надо найти подходящий экспонат в музейных фондах и провести через принципиальное согласование с архитектором (автором) конкретной экспозиционной зоны, с шеф-редактором и арт-директором, продюсером и прочими специалистами внутри команды, со специалистами на стороне заказчика, согласовать с экспертами, определить на каких условиях экспонат передаётся конкретным владельцем (фондом) и проч.
  • У каждого экспоната есть своя этикетка, которая проходит через свои производственные циклы — прежде разрабатывается копирайтером, проверяется корректором и согласовывается с курирующим редактором и внешним экспертом, потом передаётся на перевод на несколько языков, снова проверяется редактором. По готовности текста, этикетка снабжается габаритами и полиграфическими характеристиками и передаётся далее в полиграфию на производство. Далее этикетка должна быть передана на площадку и смонтирована к своему экспонату в соответствующую конкретному типу этикеток стойку. А ещё у каждой этикетки был собственный QR код, который позволял перейти на страницу этого экспоната на сайте выставки или подгрузить соответствующий рассказ в аудиогиде.
  • И ВАЖНО, на каждом этапе по конкретному экспонату всё могло откатиться на самую начальную стадию. Экспонат могли вдруг отменить или сгруппировать с другим экспонатом в инсталляцию, которая требовала общей этикетки. Могли уточниться условия экспонирования или эксплуатации экспоната — могло выясниться, допустим, что он требует сигнализации или должен быть закрыт антивандальным коробом. Экспонат мог вдруг стать участником сценарий рассказа аудиогида, а мог уйти из этого рассказа. И это лишь самый частый пример оперативных изменений, которые происходили массово и систематически. Соответственно, надо было всех участников конкретной производственной цепочки оперативно и автоматизировано уведомлять о всех подобных изменениях и оперативно вносить корректировки и без того в авральный производственный процесс. А были прецеденты, когда после представления текущего проекта высокому начальству, целый тематически зал полностью менял свою тематику).


                    Crm Для Экспонатов           5 Блок в таблице экспонатов, отвечающий за производственный цикл по этикетажу

В общем — все эти ситуации QuintaDB помола нам автоматизировать и разрулить, за счёт ряда функционала:

  • Автоматизированные рассылки email всем курирующим специалистам информации об изменениях (включая смс уведомления). Достаточно было изменить букву в любой ячейки, что бы все ответственные получали автоматический email что, кем, когда и где было изменено.
  • Каскад специализированных отчётов со сложным производственным сценарием, который автоматически меняли свой состав записей, в зависимости от конкретных показателей в конкретных статусных ячейках конкретной записи.
  • Возможности разделения прав для отображения различных отчётов различным производственным группам и специалистам.
  • Возможность публикации отчётов по внешним авторизированным ссылкам для внешних специалистов, без заведения их в рабочие группы внутри сервиса QuintaDB.
  • Возможность организации портала для внешних пользователей с персональными ЛК, для накопления там необходимой информации по отдельным таблицам, отчётам из БД и статистики.

Цель данной статьи не стоит рассказать о всех преимуществах сервиса QuintaDB (уверен, что есть не менее интересные сервисы, тот же Airtable), но лишь продемонстрировать, что на рынке есть решения, которые позволяют проектным специалистам со средним уровнем компьютерной грамотности и без привлечения IT специалистов решать оперативные задачи по автоматизации производственных процессов. Надеюсь, это удалось, потому про нюансы конкретного проекта рассказывать подробнее нет смысла.

Добавлю лишь, что удалось сделать работающие аналогичные прототипы для автоматизации работы проектировщиков, архитекторов и застройщиков, а также для продашкн команд. К сожалению, сроки конкретного проекта не позволили распространить это решение и на эти рабочие группы, благо собственные процессы у них были уже отстроены собственным инструментарием, но работа в разных системах, конечно, усложняла и управленческий контроль и производственный процесс в целом.

Последствия и проверка временем

Сам проект был сдан в срок и с приемлемым для ситуации качеством. QuintaDB позволила далее не только продолжить уже работы по каким-то доделкам или последующим изменением в самом выставочном проекте, но и существенно упростить сдачу всей проектной документации.

Через полгода эта продашкн компания снова пригласила меня на аналогичный проект, но уже с меньшим по площади экспозиционным пространством и количеству экспонатов. Все однозначно согласились, что работу надо продолжать в сервисе QuintaDB и сейчас на этом сервисе у команды уже ряд реализованных проектов.

Но прежде, чем доработать шаблон БД выставочного проекта и каркаса автоматизации, мы снова провели исследования.


                    Crm Для Экспонатов           6 Пример интерфейса ИС «КАМИС»

Но не в нашем случае. Это именно БД, без возможности привязки производственных процессов.

В результате общения с командой КАМИС мы пришли к решению, что если музейный или выставочный проект создаётся с нуля, то на нашей стороне мы сразу согласовываем с КАМИС БД в части параметров и структуры, описывающей экспозиционный состав проекта и ведём далее проект на базе собственного решения (в нашем случае на QuintaDB). В момент перехода от разработки и монтажа экспозиции к моменту эксплуатации, БД из QuintaDB эскортируется в КАМИС и далее уже живёт там. Надеюсь, что в скором времени практика подтвердит или опровергнет верность такого подхода — жду случая)

Интеграция

Если Вы внимательно смотрели выше на примеры справочников и служебных таблиц проекта в QuintaDB, или обратили внимание на ряд колонок в основных таблицах, то могли увидеть, что есть ряд позиций имеющих отношение к бухгалтерскому и юридическому документообороту, в том числе такому, как договора, акты, сметы и проч.

У нас была задумка завести весь этот процесс в QuintaDB и функционал сервиса позволяет, в принципе, вести весь подобный документооборот в нём. Но мы отказались от этой идеи — дублировать настроенную систему 1C , или, что ещё хуже, заменять её — это было бы слишком авантюрным решением. В момент действия описанного проекта решения, как этот вопрос грамотно отрулить — я не нашёл.

Сегодня, когда я стал знаком с сообществом зерокодеров и его основателем Вадимом Михайловым, то знаю уже, что есть как минимум два решения способных корректно решить эту задачу:

  • Настойка интеграции БД QuintaDB c 1C через сервисы Zapier или Integromat (или и вовсе по API).
  • Использование RPA робота, типа сервиса Sherpa.

Надеюсь, что будет кейс, в котором надо будет решить подобную задачу и будет результат, который можно будет описать и опубликовать).

Если Вы уже сейчас хотите понять про эти сервисы лучше и примерить их к своим задачам, то заходите в сообщество зерокодеров, там есть специалисты, которые эти сервисы активно используют в своей работе и смогу вам подсказать лучшее решение или настроить нужную вам интеграцию.

Источник: портал vc.ru

Добавить комментарий