5 лайфхаков, которые помогут разобраться с хаосом в Telegram

В текущей реальности большая часть моих корпоративных коммуникаций протекает в Telegram, который совершенно для этого непригоден. Там классно обмениваться мемами, но вести несколько параллельных контекстов и ничего не потерять бывает непросто. Особенно тяжко без тредов.

Давайте знакомиться. Меня зовут Антон Балакирев и я руководитель управления сервисов поиска недвижимости в Метр квадратный. Ежедневно, по рабочим вопросам приходится взаимодействовать с десятками людей и проблема систематизации коммуникаций встала остро.


                    5 лайфхаков, которые помогут разобраться с хаосом в Telegram           0

Со временем мой аккаунт в телеграме быстро превратился в кладбище каналов, чатов, заметок, что привносит хаос и ощущение бесконтрольности ситуации. Инфопоток огромный, а контекст смешанный, что подтолкнуло меня задуматься о “своде правил”, который позволят оставаться продуктивным и не испытывать когнитивных эффектов.

Формулировка болей

Решение задачи начал с определения топа проблем, с которыми сталкиваюсь ежедневно. За начальную точку берем, что 98% задач не требует немедленного реагирования и могут быть реализованы за “приемлемое” время.

Информационный поток

Он действительно большой и слабо регулируемый. Мы можем только частично влиять на объем входящего потока. Например, отписаться от части каналов и чатов, но это не решает глобально проблему объема.

Смешение контекстов

В одном информационном пространстве пытаются ужиться совершенно разные сущности.

  • рабочие контакты, личные контакты
  • рабочие чаты, проектные чаты
  • семейные чаты
  • чаты с днями рождения, travel чаты, pet project чаты
  • различные чаты с друзьями средней численности
  • чаты оффлайн активностей (тренировки, йога, английский и тд)
  • профессиональные чаты и каналы (ProductСamp, ProductSense и тд)
  • новостные IT каналы
  • боты

Требуется некая приоритизация потоков, тк беспорядочная смена контекста расходует ресурсы внимания.

Моментальные задачи (сообщения из переписок)

В переписках проскакивают просьбы, задачи или контекст, который требует действий, зачастую отложенных.

С ходу может быть несколько быстрых решений, с низкой степенью эффективности.

  • Записывать на листочке, а позже перепоручать/отвечать/делать
  • Переводить сообщения в “Напишите мне письмо или создайте тикет в jira”
  • Писать “Напомните мне о «тут что угодно» за ХХ до дедлайна”
  • Моментально делегировать без погружения

Ни одно решение не готов рассматривать всерьез. Современный IT мир требует гибкости.

Поиск информации

Все, что было в чатах остается в чатах. Информация, когда нужна, требуется оперативно. Время на поиск нужного чата и сам поиск критически важен. Когда это время составляет 1-2 минуты с этим можно жить. Но при росте потока, со временем, “время поиска” будет пропорционально расти. Нам такое не подходит.

Голосовые сообщения


                    5 лайфхаков, которые помогут разобраться с хаосом в Telegram           1

Тут сложно что-то комментировать.

  • Отсутствует возможность поиск по содержимому
  • Нет возможности послушать сообщение в момент получения


                    5 лайфхаков, которые помогут разобраться с хаосом в Telegram           2

Выход есть

Нам повезло, телеграм превратился в комбайн из всего и вся и может гибко подстраиваться под запросы. Это и нужно.

Ловите 5 топовых хаков, которые мне помогли.

Zero Inbox

Подход пришел из корпоративной почты, но работает и в телеге. Суть его в том, чтобы держать Inbox пустым. Это позволит вам повысить продуктивность и отделять важные сообщения из потока.

Что делаем

Создаем отдельные папку “Inbox” и настраиваем ее так чтобы в нее попадали все непрочитанные личные сообщения, сообщения из чатов численностью до XX человек, исключаем каналы и крупные чаты (на сотни/тысячи человек).

Настраиваем всего 3 папки: Inbox1, Inbox2, Read. Это первый и второй приоритеты в сообщениях.

Первый приоритет: Рабочие и семейные чаты.

Второй приоритет: Остальные тематические чаты. Но не более XX штук. Значение XX у каждого свои.

Остальное: Каналы отправлены в папку Read. Ее смотрим по мере свободного времени. Все каналы убираются сразу в Архив, чтобы не попадались на глаза, дабы не соблазнять нас “интересным чтивом” в продуктивное время.

Что решаем

Разделяем инфопоток. Снижаем объем потока за счет фокусировки на важном.

Полезное

Про папки в телеграмме

Про метод Zero Inbox

Отдельный приватный канал

В ходе активных диалогов появляются месседжи, которые нужно либо трансформировать в задачи, либо делегировать, предварительно подумав. Делать это «на лету» = терять топливо. В подавляющем большинстве случаев это можно сделать отложено. Для этого у нас должно появиться место отложенных действий и привычка проверять список в начале и конце дня.

Таким местом станет собственный закрытый канал. Основное преимущество в том, что рабочий процесс ведется на базе телеграма и на пересылке сообщения ты не теряешь времени (энергии) на транзакцию. В закрытый канал в течении дня пересылаю все с чем не нужно разбираться ASAP.

Второе преимущество в том, что записывать в канал свои мысли и идеи удобно и естественно. Мессенджер всегда открыт или под рукой. Отправил сообщение вечером, утром уже сформировал задачу тк привычка очищать лист уже натренирована.

Третье преимущество. При пересылке сообщений в канал всегда легко вернуться в то место, откуда оно было изначально отправлено. Это позволяет отписаться по результату в нужный чат когда все готово.

Четвертое преимущество. Ничего не теряется. Когда твоя нейронка натренирована то схема «переслал — обработал — удалил месседж из канала» работает безотказно. Бонусом имеем всегда актуальный список текущих артефактов.

Что делаем:

Создаем отдельный канал. Называем его “Daily List”, далее pin to top. Пересылаем все что требует внимания и разбираем сообщения в канале ежедневно.

Что решаем

Проблему обработки моментальных действий (сообщения из переписок)

Помечать важное непрочитанным

Больше подходит для f2f сообщений.

Каждый раз когда становится понятно, что нужно будет вернуться к диалогу позже с данными или решением, помечаем его непрочитанным. Оно автоматом попадает в папку Inbox1. Больше вы не забудете о необходимости сделать нужное и продолжить диалог.

Этот хак отличается от пересылки в канал тем, что действие не откладывается до вечера или утра следующего дня.

Что делаем

Right click на чате в левой панели, “Пометить как непрочитанное”.

Расписание отправки сообщений

Функция «Отправить позже» моя любимая. Она позволяет отправить отложенное сообщение в указанное время.

Использую в двух вариантах:

  • Договариваетесь с коллегой / другом / женой списаться в конкретный день. Напомнить о чем то, пингануть по задаче, запросить статус и тд. Пока мы в контексте задачи намного легче сразу написать нужное короткое сообщение и поставить таймер. Затраты минимальные. Это позволяет разгрузить себя от необходимости вспоминать и загружать себя “микро” задачей потом. Упрощенно, мы не крадем у себя время в будущем.
  • Когда приходят умные мысли в неподходящее время. Записать сразу и потом вернуться к артефакту бывает долго и дорого. Целых 2 действия, вместо одного простого. Тут важно, что мысль уже осознанная. Пример. Пишу сообщение и ставлю таймер в командный чат на понедельник 11:45, перед общей встречей.

Итого. Избавился от груза “не забыть рассказать команде о новый апдейтах в понедельник”. Сэкономил топливо. При этом не потревожил команду в субботу вечером. В понедельник мы не потеряли контекст. win-win-win.

Приятный бонус в том, что окружающие люди думают, что ты ничего не забываешь и на тебя можно положиться.

Что делаем

  • Нажимаем и удерживаем значок в виде самолетика перед отправкой сообщения
  • Выбираем «Отправить позже”
  • Устанавливаем дату и время отправки

Голосовые сообщения

Каждый из нас получал или получает аудио сообщения. Из очевидных минусов аудио — это невозможность поиска по тексту и отсутствие возможности прослушать сообщение при получении.

Обе проблемы решает Voicybot. Пересылаешь аудио — получаешь текст. Удобно.

Плюсы:

  • Остается история по всем аудиосообщениям
  • Не испытываете проблем с теми кто их отправляет

Бонусные советы

Добавлю еще несколько базовых приемов “от кэпа”.

  • Отключите все нотификации о новых сообщениях на уровне ОС. Нет необходимости реактивно реагировать на все. Это позволит самому управлять фокусом и временем работы. Не позволяйте выдернуть вас из этого состояния в пиковые моменты продуктивности.
  • Запретите входящие телеграм звонки. По действительно важному и срочному вам позвонят на личный номер.
  • Включите запрет на добавление в новые чаты тем кого нет в контактах. Исключайте из привычек других добавлять вас в чаты по принципу “просто чтобы был”. Если вы реально нужны вам напишут. Это будет хороший момент узнать действительно ли вы там нужны.
  • Убирайте в архив все чаты/каналы с которыми не взаимодействуете каждый день. Это визуально очистит «рабочее пространство» и даст возможность не напрягаться о 38 непрочитанных сообщений в канале “Все о садоводстве”.

Заключение

Данные простые правила обработки входящего потока помогли мне снизить когнитивную нагрузку и значительно уменьшили шансы на выгорание. Надеюсь вам они тоже помогут.

Полезная литература

3 книги, которые вдохновили на организацию рабочих процессов и повысили продуктивность. На удаленке это особенно актуально и полезно.

  • Джедайские техники. Максим Дорофеев
  • Найди время. Как фокусироваться на Главном. Джейк Кнапп, Джон Зерацки
  • Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Дэвид Аллен

See you😎

Источник: портал vc.ru

Добавить комментарий